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El Artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer,
actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en bancos de datos o archivos de entidades
públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros a respetar los derechos y
garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.
IMPERIAL CLOTHES S.A.S está comprometido con el cumplimiento de la regulación en materia de protección de datos
personales y con el respeto de los derechos de los titulares de la información. Por eso, adopta la siguiente
Política de Tratamiento de Datos personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el
tratamiento de datos personales y de obligatorio cumplimiento por parte de la empresa, los empleados, los
contratistas y terceros que obran en nombre de IMPERIAL CLOTHES S.A.S
IMPERIAL CLOTHES S.A.S dentro del desarrollo de su objeto social, recibe, transmite y trata Datos Personales al
interior y externamente para las actividades misionales y de apoyo que desarrolla de acuerdo con sus estatutos, su
objeto social, y la ley.
IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA: IMPERIAL CLOTHES S.A.S es una empresa dedicada a comercializar prendas de vestir y
sus accesorios, incluye artículos de piel y el comercio al por menor realizado a través de internet. Códigos
Actividades 1410 y 4791.
OBJETIVO: Con el presente documento IMPERIAL CLOTHES S.A.S. garantiza el adecuado cumplimiento de la ley de
protección de datos personales aplicable y para la atención de consultas y reclamos de los titulares de los Datos
Personales sobre los que la Empresa realiza Tratamiento.
ALCANCE: La política y los procedimientos serán aplicables a las bases de datos que se encuentren bajo la
administración IMPERIAL CLOTHES S.A.S., o sean susceptibles de ser conocidas en virtud de las relaciones
comerciales desarrolladas con las demás entidades con las cuales realiza alianzas comerciales, alianzas
estratégicas o convenios. En el primer IMPERIAL CLOTHES S.A.S. actuará como RESPONSABLE, en los demás casos podría
tener la calidad de ENCARGADO, dependiendo de si los recibe de un tercero o ella misma los administra.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento.
Esta puede ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el
titular otorgó autorización.
Base de Datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no,
cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
Consulta: Solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas por éste por la ley para conocer la
información que reposa sobre el en bases de datos o archivos
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales
determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.
Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su
discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las
convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o
que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos
políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas
dactilares, entre otros)
Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y
todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos
públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que
no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su
calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro
mercantil de las Cámaras de Comercio. Asimismo, son datos públicos, los que, en virtud de una decisión del titular
o de un mandato legal, se encuentren en archivos de libre acceso y consulta. Estos datos pueden ser obtenidos y
ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
Dato personal privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona
titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la
inspección del domicilio.
Dato personal semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo
conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la
sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones
financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.
Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.
Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o
por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o cuando adviertan que existe un presunto
incumplimiento del régimen de protección de datos, según el artículo Art. 15 de la Ley 1581 de 2012.
Titular del dato: Es la persona natural a que se refieren la información.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la
recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión
nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento
por el Encargado por cuenta del Responsable.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o encargado del tratamiento de datos
personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es
responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Requisito de Procedibilidad: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de
Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o
Encargado del Tratamiento, lo anterior según el Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:
Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.
El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.
Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando IMPERIAL CLOTHES S.A.S. lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.
Cada persona vinculada IMPERIAL CLOTHES S.A.S. deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
IMPERIAL CLOTHES S.A.S. realizará el tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, entre otros) de los datos personales de acuerdo con
las condiciones establecidas por el titular, la ley o las entidades públicas para cumplir en especial las
actividades propias de su objeto social como pueden ser la contratación, ejecución y comercialización de los
bienes de IMPERIAL CLOTHES S.A.S
El tratamiento de los datos personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales
de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información personal. IMPERIAL CLOTHES S.A.S. también podrá
tratar los datos personales, entre otros, para los siguientes fines:
Ejercer su derecho de conocer de manera suficiente al usuario con quien se propone entablar relaciones,
comercializar bienes, y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones.
Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y post contractual
con IMPERIAL CLOTHES S.A.S., respecto de cualquiera de los productos ofrecidos por IMPERIAL CLOTHES S.A.S., que
haya o no adquirido o respecto de cualquier relación subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a
la ley colombiana y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas.
Implementar estrategias de relacionamiento con clientes, proveedores, accionistas y otros terceros con los
cuales la empresa tenga relaciones contractuales o legales.
Realizar invitaciones a eventos, mejorar productos u ofertar nuevos productos, y todas aquellas actividades
asociadas a la relación comercial o vínculo IMPERIAL CLOTHES S.A.S, o aquel que llegare a tener
Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes de
IMPERIAL CLOTHES S.A.S. o empresas vinculadas y los aliados comerciales de IMPERIAL CLOTHES S.A.S.;
Dar a conocer, transferir y/o trasmitir datos personales dentro y fuera del país a las compañías matrices,
filiales o subsidiarias de IMPERIAL CLOTHES S.A.S. o a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo
lícito que así lo requiera o para implementar servicios de computación en la nube.
Los datos que se recolecten o almacenen sobre los empleados IMPERIAL CLOTHES S.A.S. mediante el diligenciamiento
de formatos, vía telefónica, o con la entrega de documentos (hojas de vida, anexos) serán tratados para todo lo
relacionado con cuestiones laborales de orden legal o contractual. En virtud de lo anterior IMPERIAL CLOTHES
S.A.S. utilizará los datos personales para los siguientes fines:
IMPERIAL CLOTHES S.A.S. en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, contratistas, subcontratistas, acreedores, aliados estratégicos y comerciales, subordinadas entre otros; recolecta constantemente datos cuyos titulares otorgan su autorización para realizar sobre ellos el tratamiento al cual serán sometidos estos datos personales, entre otras para las siguientes finalidades: Para darle cumplimiento a las obligaciones derivadas de los contratos que se perfeccionan con sus clientes, proveedores y empleados; para darle cumplimiento a disposiciones legales o decisiones judiciales. Para responder las consultas acerca de productos y servicios ofrecidos, para la realización de estudios con fines estadísticos, de conocimiento del cliente; para informarles a los titulares de los datos sobre novedades, productos, servicios y ofertas especiales; para el desarrollo de actividades relacionadas con servicios de atención telefónica, cobranzas u otros de naturaleza similar igualmente para fines administrativos, informativos, de mercadeo y ventas. En relación con lo anterior IMPERIAL CLOTHES S.A.S. podrá llevar a cabo el siguiente Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales recolectados:
Para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de IMPERIAL CLOTHES S.A.S. podrán ser
utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso, respecto de los datos (i) recolectados directamente en los
puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y
(iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de IMPERIAL CLOTHES
S.A.S., éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de IMPERIAL
CLOTHES S.A.S. y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.
Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los titulares de datos en una o varias bases
de datos, en el formato que estime más conveniente.
Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal y de facturación.
Acceder, Rectificar, Cancelar, Oponerse.
Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la
identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del titular del dato.
Obtener copia de la autorización.
Informar sobre el uso que IMPERIAL CLOTHES S.A.S. ha dado a los datos personales del titular.
Dar trámite a las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política.
Acceder a la solicitud de revocatoria de la autorización y/o supresión del dato personal cuando la
Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento por parte de IMPERIAL CLOTHES
S.A.S. se ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 o a la Constitución. El Titular también podrá
revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le
imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo del Responsable o Encargado. La solicitud de
supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber
legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada
por cualquier medio, incluyendo los electrónicos.
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir,
conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada
por el titular.
Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le
asisten por virtud de la autorización otorgada.
Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos personales.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Actualizar la información cuando sea necesario.
Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
Suministrar al encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente
autorizado.
Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible.
Comunicar de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que
previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a
este se mantenga actualizada.
Informar de manera oportuna al encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales
para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la
información del Titular.
Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del
titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
En primer lugar, antes de que la persona autorice es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:
El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos
sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
Los derechos que le asisten como titular previstos en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
La identificación, dirección física o electrónica de IMPERIAL CLOTHES S.A.S.
En segundo lugar, obtendrá el consentimiento del titular a través de cualquier medio que pueda ser objeto de
consulta posterior, tal como la página web, formularios, formatos, actividades, concursos, presenciales o en redes
sociales, PQR, mensajes de datos o Apps. Se deberá dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar y
del consentimiento. La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato
que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información.
Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la
voluntad de autorizar el tratamiento.
Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:
La autorización debe ser explícita.
Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información.
Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son
sensibles y la finalidad del mismo.
Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los
siguientes requisitos:
La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los NIÑOS, NIÑAS Y
ADOLESCENTES. El representante de los NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES deberá garantizarles el derecho a ser escuchados
y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NIÑOS, NIÑAS Y
ADOLESCENTES para entender el asunto.
Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.
IMPERIAL CLOTHES S.A.S asegura que el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será
realizado respectando sus derechos, razón por la cual, en las actividades comerciales y de mercadeo que realice,
deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal de la
niña, niño o adolescente.
Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a
disposición de IMPERIAL CLOTHES S.A.S.
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para
representarlos. Que para el ejercicio pleno y efectivo de los derechos que les asisten a los titulares de los
datos IMPERIAL CLOTHES S.A.S. ha dispuesto los siguientes medios a través de los cuales podrán presentar todas
sus consultas, quejas y/o reclamos, al correo electrónico contabilidadimperialclothes@gmail.com
Todas las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los datos personales que reposen en
IMPERIAL CLOTHES S.A.S. se canalizarán EXCLUSIVAMENTE a través de los canales que tiene IMPERIAL CLOTHES S.A.S.
destinados para el efecto. En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente:
Fecha de recibo de la consulta.
Identidad del solicitante.
Una vez verificada la identidad del titular se le suministrarán los datos personales requeridos. La respuesta a la
consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la
fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al
interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en
ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Para atender en
forma adecuada las consultas, será necesario contar con la identificación de quien de conformidad con la ley está
legitimado para la consulta y/o reclamo sobre los datos personales.
Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto
incumplimiento de cualquiera de los deberes establecidos para el régimen de protección de datos y en esta
política. El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida a IMPERIAL CLOTHES S.A.S.que contenga la
siguiente información:
Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada.
Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.
Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.
Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la
recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento,
sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. El término
máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de
su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los
motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8)
días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
IMPERIAL CLOTHES S.A.S. se compromete garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares de los datos
personales, los cuales que podrán ejercer mediante comunicación escrita enviada al correo electrónico
contabilidadimperialclothes@gmail.com
Todo nuevo proyecto al interior de la Compañía, que implique el Tratamiento de Datos Personales deberá ser consultado con EL OFICIAL PROTECCION DE DATOS, que es la persona y dependencia encargada de la función de protección de datos para asegurar el cumplimiento de la política y de las medidas necesarias para mantener la confidencialidad del Dato Personal.
IMPERIAL CLOTHES S.A.S. adoptará las medidas técnicas,
administrativas y humanas necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal con los que
hace algún tratamiento, protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento
de estos datos. Implementados protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con
acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.
Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento son incluidas en el manual de
políticas
de seguridad para la protección de los datos personales.
